少しでも経費を節減したい―。会社の大小を問わず、経営者なら誰しもそう考えていることだろう。ところが、オフィスや店舗が雑然としているだけで、知らぬ間に出費がかさんでいることもある。しかも、規模の小さな所ほどその傾向が強いという。そうした“見えない”ムダをコツコツ洗い出し、“見える”仕組みを整備することで大きな経費節減につなげる「チリツモ節約術」の秘訣（ひけつ）を、「オフィス片づけ110番」を運営する山口香央里さんに聞いた。
山口 香央里（やまぐち・かおり）
リソースナビ代表
小さなムダでも「チリも積もれば山となる」
─山口さんが提唱されている「チリツモ節約術」とは、どのようなものでしょうか。
山口香央里さん（以下、山口） これは、会社の経費節減対策として考えたコンテンツです。家計の小さな出費を見直して節約することもチリツモ節約術と呼ばれていますが、私が意図するのはオフィスや店舗にある種々雑多な「物」を効率的に整理して、最終的に「人」が働きやすい職場をつくることです。それにより小さなムダがなくなるだけでなく、従業員満足度を高めて離職率を下げ、損失額の大きい採用教育費の削減につなげることが目的です。
─山口さんがアドバイスしているのは、主にどのような規模の所ですか。
山口 従業員が10人以下の小規模事業所がほとんどです。規模が小さな所ほど人手不足でオフィスや店舗の環境整備に人員を割けず、雑然としがちです。その結果、探し物が増えて、ムダ買いが起こり、ミスも多発して従業員のやる気がなえていきます。そうした困り事を抱えている所を中心に改善のお手伝いをしています。
物が見つからない→ミスが増える→残業の悪循環
─山口さんが現在の事業を始めた理由は何でしょうか。
山口 直接的には、２０１０年に「ライフオーガナイザー®」という資格を取得したことがきっかけです。米国で誕生した職業の日本版で、思考や感情の整理から始めて、暮らしや仕事を最適化するために片付けや整理・整頓をサポートする仕事です。私はもともと片付けが大の苦手で、この資格を知った頃は、家の中が汚部屋状態だったこともあって興味が湧いたんです。
─片付けが苦手な人が片付けのプロになったというのは、すごいことですね。
山口 私はこの仕事を始める前に、半導体や医療機器メーカーなど計６社で15年間会社員をしてきました。主に在庫管理業務を担当していましたが、特に医療機器メーカー時代が激務で、勤務時間中は電話対応に追われ、通常業務は残業してこなすことが常態化していたのです。ほかのスタッフも皆忙しいからオフィスの整理整頓まで手が回らず、探し物は見つからない、ミスは増える、さらに残業時間が延びるという悪循環に陥っていました。
─そうした経験から片付けの重要性を実感されたのでしょうか。
山口 あるとき、職場にファイリングの上手な人が転職してきたのです。デスク回りが誰の目にも分かるように整理されているので、その人が会社を休んでもスムーズに業務を引き継ぎ、問題なく対応できました。その経験から、物を探す時間とコストがいかにムダだったかと身に染みて、人がストレスを感じない働きやすいオフィス環境づくりに興味を持つようになりました。
社歴の長い所ほど物がたまっている可能性大
─数々の会社や店にアドバイスを行ってきた経験から、ムダが多いと感じる業種はありますか。
山口 業種というより、規模の小さな事業所や店舗で多種多様な在庫を抱えている所はムダが発生しやすいです。整理・整頓が追いつかず無秩序に物が置かれ、売れずに放置されるなど死蔵品が多い傾向にあります。
─物理的に収納スペースが少ないことが原因でしょうか。
山口 スペースに対して物の量が多ければ、おのずとあふれてしまいますが、倉庫や広い収納スペースを持っている会社でも、整理・整頓がうまくいっていないケースもあります。なまじ“逃げ場”があると「とりあえず、ここに置いておこう」となりやすく、そのまま放置されている間に、さらに物が増えてしまいがちです。
─物が増えていくのは、どのような理由からですか。
山口 社歴の長い所や事業承継した会社や店は、物がたまり続けている可能性があります。規模の小さな所は、在庫管理がアナログな場合が多く、頭では理解していても、どこから減らしていったらいいか分からないケースが多いです。
─事業承継したところは、先代の私物が残っていそうです。
山口 その通りです。自分で三代目だというある会社の例ですが、先代が使っていた物がそのまま会社に置かれていて、勝手に処分できず途方に暮れていました。先代も現社長も物が捨てられないタイプの人なので、どこに何があるか分からない状態になっていたところへ、30年前の取引に関する書類を確認しなければならなくなり、困って私に連絡をくれたんですが、結局、目当ての書類は見つかりませんでした。
─物が多過ぎて支障が出た事例は、ほかにもありますか。
山口 ある美容院では、奥行きの深い棚にヘアカラー剤を色別に並べて、なくなったら補充するという形を取っていたんですが、実は奥の空間に落ちているのをなくなったと勘違いして注文し、在庫がダブついたという失敗例がありました。同様に、物が片付いていないことで必要な物が見つからず、発注をかけたら実は在庫が出てきたという二重発注はよく聞きますし、そうしたコストは、結構ばかになりません。
整理・整頓が上手でないとお金が消えていく
─ムダなコストの話が出てきました。整理・整頓がうまくいっていないことで起こるリスクについて教えてください。
山口 身近なところで言えば、備品の買い過ぎや重複によって発生する不要な出費とムダな在庫、それを保管するスペースに掛かるコストでしょうか。例えば、賃料月20万円のオフィスの約１割が物で埋まっている場合、ムダになる１年のテナント費は24万円になります（図２参照）。また、従業員10人が１日に15分ずつ探し物をしている会社があるとして、時給１５００円、勤務日数・月20日で計算すると、ムダな時間は１年間で６００時間、ムダな人件費は90万円（図３参照）という大きな金額になります。
─まさに“チリツモ”ですね。
山口 物だけではありません。オフィスの情報管理がうまくいっておらず、業務に必要な情報が従業員間で共有されていないと、担当者の不在時に仕事が滞りますし、それがもとでトラブルに発展する恐れもあります。仮に、それが原因で取引が破断した場合、大きな損失を被ることになります。
─実際に見てきた中で、最も大きな損失と思われるのはどのようなケースでしょうか。
山口 個人的に、オフィスの乱れは従業員間のトラブルの火種になりやすいと感じます。コミュニケーションエラーやミス、余計な仕事が増えて従業員同士がギクシャクし、会社に不満を抱くようになって結果的に辞めてしまう。すると、新たな人材を採用・教育するために掛かるコストは最も大きく、最もムダだと感じます。逆に言えば、オフィスや店舗を整理・整頓し、使いやすく戻しやすい仕組みをつくることで、時間とお金、従業員の精神的なゆとりや人間関係、生産効率、顧客からの信頼、そして人材定着率の向上が期待できるのです。
ポイントは取り出した物を“定位置”に戻す
─では、「チリツモ節約術」は、具体的にどのようなところから始めると良いですか。
山口 まずは在庫や備品を全て出し、全量の把握と見える化から始めます。大抵、「こんなにたくさんあったのか」と感じるはずです。そこから売れ筋と死に筋、買い方や持ち方の傾向が分かり、ムダの洗い出しができます。最初は、棚一段、引き出し一つ、商品在庫のみというように、小さく始めて段階的に進めていくと混乱を回避しやすくなります。
