介護付き有料老人ホーム「あんしん村」は、複数ツールの併用や転記作業で業務が複雑化し、人手不足の中で働き方の改善が急務となっていた。こうした課題に対し「kintone」や「Gemini」を導入し、情報の一元管理と業務負荷の削減を実現した。現場に寄り添う丁寧な導入と段階的な仕組みづくりが、介護現場のＤＸを着実に進めている。

コロナ禍が促したデジタル化への決断

介護業界の現場は、人手不足と事務作業の多さという二重の課題を抱えている。そのため、「DXは、人を減らすためではなく、職員の負担を減らし、利用者さんと向き合う時間を増やすためのものです」と、あんしん村グループ代表の林智之さんは定義する。

2006年に設立した介護付き有料老人ホーム「あんしん村」は、福井県内で34室を運営し、職員44人のうち約半数が地元出身という地域密着型の運営を行っている。

コロナ以前は、予定管理はＧｏｏｇｌｅカレンダー、カルテ管理はＦｉｌｅＭａｋｅｒなど複数のツールを使い分け、職員が手作業でつないでいた。日常業務は成立していたため、IT業界出身の林さんであっても、全面的な見直しには踏み切れなかった。

しかし、コロナ禍で体験入居や対面対応が止まり、「このままでは業務が回らない」と判断。林さんは、約20種類のツールを比較し、クラウド型ノーコード業務アプリ「kintone（以下、キントーン）」を選んだ。分散していた情報が一元化され、転記や重複作業が減り、人件費換算で年間約316万円相当の削減につながった。キントーンのランニング費用を差し引いても十分に費用対効果が見込める。

デイサービスの連絡帳や会議録もクラウド化した。音声認識AI「Gemini（ジェミニ）」の音声入力で議事録を作成し、「1時間の会議でもきれいにまとめてくれる」と林さん。文字起こし作業の時間が大幅に短縮された。シフト作成や食数計算、出勤簿の管理も自動化が進み、「出勤簿は4日かかっていたものが1日に、厨房（ちゅうぼう）では毎月12時間かかっていた作業が大幅に短縮されました」と成果を実感している。

現場に寄り添ったツール導入の工夫

新しい仕組みの導入は丁寧に行った。職員の8割が女性で平均年齢は50代。ＩＴスキルは高くない。そこで、「操作マニュアルを紙で配るより、画面共有で一緒に触ってもらう方が早い。『触ってみよう』『壊しても大丈夫』という雰囲気をつくりました」と林さん。“誰も取り残さない導入”を徹底した。

今では年配の職員を含む全員がキントーンを扱える。誤操作を防ぐため、アプリのアイコンにイラストを使うなど、分かりやすい工夫も重ねてきた。