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こんなときどうする会社の法律Q&A [今月のテーマ]私物のパソコンや携帯電話の業務利用

Q 昨今BYOD(私物デバイスの業務利用)が話題となっていますが、当社では、これまで個人所有のパソコンや携帯電話などの使用については、特段の制限などは設けていません。何か特別な対策は必要でしょうか。

A 個人所有の機器を会社の業務に利用することを認める場合には、明確なルールを策定した上で、その利用を認めるべきであり、なし崩し的にまたは事実上黙認するかたちでその利用を認めることは避けなければなりません。また、個人所有の機器を業務に利用することで公私の区別が付きにくくなりますので、労務管理の面でも留意が必要となります。

BYODとは

テレワークの増加により注目されているBYODとは、「Bring Your Own Device」の略語であり、従業員が個人で所有しているパソコンやスマートフォンなどの機器を会社の業務で利用することをいいます。

これは、情報通信機器の高性能化・普及に伴い、企業が従業員に対して情報通信機器を新規導入するのに時間を要する一方で、従業員個人が所有している情報通信機器が性能面でも優れていることも多く、使い勝手もよいため、従業員側が私物の利用を望む場合も少なくありません。他方、会社側では、機器の購入費や通信費の一部を抑えるなどコスト面でのメリットが考えられます。

セキュリティー対策について

個人所有の機器を会社の業務で利用する例は、私物の携帯電話を会社の用件で利用することなど従前からも存在しています。この私用デバイスの業務利用に際して最も留意しなければならないのが、個人所有の機器を通じて会社情報が外部に漏えいすることの防止です。そのために、明確なルールを策定の上で個人所有の機器の利用を認めるべきであり、なし崩し的にまたは事実上黙認するかたちでその利用を認めることは避けなければなりません。具体的には、次のような取り組みが必要です。

①個人所有の機器を業務上利用する場合に要求するセキュリティー基準の策定(ウイルス対策ソフトの導入、業務上利用できる機能の限定、ファイル交換ソフトなどのインストール禁止、個人所有の機器から会社システムへのアクセス可能範囲の制限など)

②利用する機器の届け出(盗難・紛失の場合に会社側でも迅速な対応できるようにするため)

③機器を利用する際の順守事項の策定(個人所有の機器での業務データのコピー・印刷の禁止、盗難・紛失時の報告義務の規定などを定めた社内規則など)

労務管理上の注意点

個人所有の機器を会社の業務に利用する場合、いつでも、どこでも会社の業務を行うことが可能となりますが、従業員に対して業務時間外に自宅にて個人所有の機器を業務に利用させることは、労務管理上、問題となりかねません。

また、個人所有の機器を業務上利用させることにより、当該機器の購入費用や利用料の一部を会社が負担するなどの対応も検討することが必要となります。費用を会社として負担することにより、従業員側が会社の定めた個人所有の機器に関する利用のルールを順守する効果も期待できます。

他方、個人所有の機器には,業務に必要のない情報や機能なども含まれており、従業員が業務時間中にそのような情報や機能を利用して業務の効率が落ちる可能性も否定できません。業務時間中には個人所有の機器の業務外での使用の禁止を就業規則に定めるなどの対策を講じることも必要でしょう。

さらに、機密性の高い情報を取り扱う場合には、BYODの禁止や制限をすること(例えば、一般の部署ではBYODを認めるが、新製品の研究・開発情報を取り扱う部署に限りBYOD禁止するなど)の対応を決めることも必要と思われます。 (弁護士・佐々木 奏)

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