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中小企業の「どうする DX」、解決するヒントはここにあり

中小企業の「どうするDX」、解決するヒントはここにあり

Microsoft 365セミナー&なんでも相談室

リモートワークが当たり前になって3年。その間にリモートワークや在宅勤務のメリットやデメリットが多く議論され、オフィスへの出社に舵を切る企業からフルリモートを前提する企業まで、現実には幅広な対応が行われている。すなわち「次の打ち合わせはWeb会議で」と対外的に要求される可能性はコロナ禍前よりも圧倒的に高くなっており、中小企業であっても何らかの形でデジタル化を進めておくことが不可欠になっている。

Web会議への対応やデータのクラウド保管のように、最低限のデジタル化のインフラを整備しておくことの重要性は高い。急なオンライン会議の要望への対応はもちろん、昨今の資源価格高騰や不安定な国際情勢、景気低迷の煽りが直撃している中小企業にとっては、オンライン会議やチャットといったツールは業務効率化の重要なファクターになるからだ。その上、こうしたデジタルのインフラの整備は、従業員のモチベーション向上や人材募集での効果など、企業力の向上を支える可能性も秘めている。

しかし、これまでは紙を中心に回っていた業務をデジタル化し、パソコンの導入を進めて業務をデジタル化していこうと考えても、そこから先になかなか足を進めることができない。情報システム部門があるような大手企業ならば、パソコンやネットワークの導入から利用ガイド、セキュリティ対策などの環境整備を専業でできる従業員がいるだろう。一方で中小企業では、ITリテラシーの高い従業員も専業の部署もなく、ちょっとパソコンに詳しい従業員が片手間でパソコンのお守りをしていたりする。どうやってデジタル化、ひいては国が推進するデジタル改革(DX)を実現したらいいのだろうか。

中小企業のDXをサポートするサービスが有効

ITリテラシーの高い従業員がいないような中小企業で、パソコンの導入を中心としたデジタル化の一歩を踏み出すとなると、実はそれだけでもかなりのハードルがあるようだ。
レノボ・ジャパン合同会社サービスセールス事業部 ソフトウェアグループ本部 本部長 大原 隆広 氏は、中小企業が今でも直面する悩みをこう語る。

大原 隆広氏

レノボ・ジャパン合同会社
サービスセールス事業部
ソフトウェアグループ本部 本部長
大原 隆広 氏

「いわゆる一人情シスや、専業のIT担当社員がいない企業は多くあります。パソコンを導入して、業務に活用しようと思っても、アプリケーションをダウンロードしてインストールし、使えるように設定することが難しい会社は少なくありません。ID やパスワードを忘れて、アプリケーションやサービスが使えない会社もあるのです」

こうした企業にとって力になるのは、まずは使い勝手のよいハードウェアだろう。「すぐに業務に活用できるように、マイクロソフトOfficeがプレインストールされたPC(Officeが出荷時点で実装されているモデル)を選ぶと良いでしょう」(大原氏)レノボでもOfficeを実装したモデルを提供しているので選択肢の1つとなり、後に触れるリモートワークスタータープランとの相性も良い。

基本的なパソコン利用にも立ちはだかるハードルを、導入するハードウェアの選択方法によって乗り越えられるならば、それだけでも業務へのパソコンの活用は進む。一方で、コロナ禍以降で変化したビジネス慣習に適合させるには、より高度なパソコンの利用が求められる。冒頭でも紹介したように、Web会議やクラウドストレージを利用することで、場所を問わずに打ち合わせや商談を実施したり、事業継続に役立てたりすることだ。取引先から Web会議の依頼があったときに「うちではちょっとできない」と断り続けていたら、将来的にはビジネスの機会損失につながるリスクもある。Web会議やクラウドストレージを利用できるパソコンを、社内の人的リソースに負担をかけずに導入、運用できるような支援の仕組みがあるとありがたい。

そうした企業の助けになるのが、マイクロソフトが提供する「リモートワークスタータープラン」だ。Microsoft 365 のプランの1つで、オンライン会議やチャットなどの共同作業を高いセキュリティで実現できるリモートワークに最適なコミュニケーションツールの「Microsoft Teams」と、ファイルの保存や共有ができる1TBの大容量クラウドストレージの「OneDrive」をすぐに利用できる。1ライセンスあたり月額400円程度の低料金で使えることも魅力の1つだ。機密情報の取り扱いや取引先との関係などで、急にオンプレミスから全面的なクラウド移行ができない企業でも、すぐにオンライン会議やチャットだけは始められるような柔軟性もある。

リモートワークスタータープランはマイクロソフト認定クラウドソリューションプロバイダーのパートナー企業が提供する。パートナーの1社であるレノボ・ジャパンでもイチオシのサービスだ。「デジタル化や DX を考える中小企業にとって、最初のステップになるのがリモートワークスタータープランだと考えています。コミュニケーションツールとしての Teams と、情報を保存するクラウドストレージの OneDrive を利用できるようになることは、組織間のコミュニケーションの DX を進めるという意味でとても有効です」(大原氏)

中小企業だからこそ手厚いサポートのあるベンダーを選ぶ

とは言え、TeamsやOneDriveをすぐに活用できるかどうかは、それぞれの企業の事情により差がある。リモートワークスタータープランを購入したけれども、TeamsやOneDriveの設定の仕方や実際の使い方がよくわからなくて、結局は使わなくなってしまうということもある。そんなときに力になってくれるのが、レノボ・ジャパンが提供するユーザーサポートだ。Microsoft 365 の導入サポートや、Teamsなどの使い方を説明するワークショップ、IT管理者の運用サポートなどのクラウドサービスをメニューとして用意する。

さらにありがたいのが、「Microsoft 365 セミナー&なんでも相談室」(以下、相談室)と名付けたオンラインのトレーニング支援サービスだ。Teams や OneDrive の使い方でわからないことがあったら、この相談室でレノボ・ジャパンの担当者とオンラインで話をしながら解決していくことが可能だ。大原氏は「Teams などを導入しても、わからないことがあるとIT担当者などに問い合わせが来て、ヘルプデスク業務の負荷が高まります。Teams の画面の共有の仕方や背景の変え方などは、相談室でやり取りしながらトレーニングしてもらうことで、社内の人材に負荷を掛けずに導入を進められます」と説明する。

いますぐ安全に Web会議を始めたい企業のための新プラン

Lenovo「Microsoft 365 セミナー&何でも相談室」随時開催中

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レノボ・ジャパンは、前述のクラウドサービスや相談室に加えて、クラウドサービスを安全に利用するためのセキュリティソリューションも提供する。それが「ThinkShield」で、ハードウェア、ソフトウェア、サービスが連携して ThinkPad などのレノボ製パソコンを保護する。簡単な導入、利用だけでなく、安全面の担保もレノボ・ジャパンのサービスで実現できるのだ。Microsoft 365 のプランであるリモートワークスタータープランとレノボのパソコンとの相性が良いことが分かる。

DX の第一歩としてパソコンを導入、活用するためのサービスが充実しているレノボ・ジャパンだが、もちろんハードウェア面でもコロナ禍以降の使い方に適応した機能を提供している。「オンライン会議を活用してリモートワークを実現しようとすると、パソコンなどのデバイスの品質も大切です。カメラやスピーカーの性能が低いと、コミュニケーションがうまくできません。レノボのパソコンには、リモートワークを前提にしたマイクやスピーカー、カメラを用意しています」(大原氏)

パソコンを使って業務をデジタル化し、その上で様々なツールを安全に使いこなしていくことで将来的には DX を実現したい。そんなときに、第一歩になるのがリモートワークスタータープランの利用であり、使いこなしていくためには適切なサポートも必要になる。レノボ・ジャパンは、DX の第一歩のハードルを下げるために手厚いサービスを提供し、同社の強みであるハードウェアとの両輪で中小企業の DX をサポートしてくれているのだ。

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