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身の丈ITで生き残れ! vol.17

IT投資は年間1000万円近くまで増えているが、「IT化は弊社の事業戦略の中の根幹部分。事業の成長とIT投資額は比例する」と小泊勇志さん

福岡県北九州市に本社を置くグランド印刷は、印刷・広告、サイン・ディスプレイ事業などを手がける「コミュニケーションの仕掛人」。IT化に取り組んだ2010年当時は顧客や受注情報の共有が目的だった。10年経過した今、ITは売り上げに直結するツールとなっている。

従業員から見たIT化のメリットを繰り返し伝えた

グランド印刷は北九州市に本社、福岡市と東京都中央区に支店を置く。社長の小泊(こどまり)勇志さんは取締役時代、新規顧客獲得のため各地を駆け回っていた。その時に痛感したことは、情報の共有と蓄積ができていないことだった。例えば出張先で顧客情報を知りたいときは本社に電話をして名刺を探してもらう、東京で作成した受注伝票はFAXで本社に送りシステムに入力するというような無駄が生じていた。そこでITコーディネーター(ITC)に相談して、クラウドを活用し、受注から請求までを一元管理するオリジナルの基幹システムの開発を決めた。2010年のことだ。

「弊社は市場規模の小さなシルクスクリーン印刷という業態から、インクジェット出力・看板工事・ダンボールディスプレイというように事業領域を広げてきたので、(市販の基幹システムに当てはまるものがなく)完全なオリジナルでつくるしかありませんでした」と、小泊さんは振り返る。発注時に気を使ったことは、ITCやITベンダーに対する要望の伝え方だ。

「要望を文章にしただけではうまく伝わらずイメージと違うものができる可能性があるため、画面レイアウトや画面の遷移、ここを入力すればこことここに自動的に反映されるといったことを細かく設計図に書いて指示しました。その方がコストも安くスピードも速くイメージ通りのものができます」

12年にオリジナルシステムの試験導入が始まった。同時に情報の共有やスケジュールの管理、ドキュメントの管理を行うグループウェアとして「Google Apps(グーグルアップス)」、コミュニケーションツールとして「Chat Work(チャットワーク)」を採用、テレワークを可能とする体制を整えた。

IT導入に際しては経営陣だけで先走ることはせず、「年に一度の経営方針発表会、半年に一度全体会議の席で、なぜIT化が必要なのかということも何度も説明してきました。皆が便利になるし、情報共有もでき、ミスも減る。無駄な作業をしなくて済む、働き方改革も進む……。従業員にとってのメリットだけでもたくさんでてきます。その思いを伝えることで、従業員も率先して新システム開発のプロジェクトに参加してくれました。皆でつくって皆で育ててという感じです」。

IT化で働き方改革を実現 コロナ時代を乗り切る

基幹システム導入から8年、継続して改修を行い、現在は受注管理、顧客管理、原価管理などのデータ連携・一元管理ができるようになった。だからといってシステムは‶つぎはぎ〟ではない。小泊さんは「当初からシステムの最終形をイメージして、フェーズを何段階かに分けていた」という。

「ただ運用していくうちに各部署から改修・機能追加の案件が積極的に上がってくるようになりました。現場で携わっている人しか分からないことが多いので、パートさんからの要望でも『なるほど』と思うことがよくあります。そのようなことを日々繰り返しているので、結果的に継続的な改修がずっと続いています」

IT化の効果は絶大だった。

属人化していた業務をシステム化することで、生産性の向上はもちろん、誰もが情報共有できるようになり、作業の引き継ぎやチームでの仕事が容易になった。働き方が多様化し、時短勤務、副業勤務、リモート勤務のパート社員もいる。女性比率は2割程度から6割になり、現在では全従業員の4割が子育て中の女性だ。

また、単純業務をシステム化して空いた時間を顧客対応に振り分けたことにより、1年間の新規顧客獲得件数が13年の728社から19年1837社へ大幅に伸び、20年度は半期で3000社を超えている。

コロナ時代の営業は「非対面」がひとつのキーワードになっているが、同社では約10年前に『GO!GO!不動産』という通販事業をスタートして非対面式の売り上げを強化してきた。通販化率(同社の指標)は、13年度は全体の5%だったが右肩上がりで推移して19年には26%になり、20年度は45%を超えた。

「対面営業がなくなることはありませんが、非対面売り上げが全体売り上げの50%以上になるよう強化していく方針です」。そう話す小泊さんがIT化を進めるうちに気付いたことは、ITは業務効率の改善や見える化などの「守り」のツールではなく、「売り上げに直結する部分(新規顧客の獲得や既存顧客の売り上げ最大化、顧客満足度の向上)に最適なツールだということです」。

同社は売り上げに直結するITツールを使いこなして、コロナ時代を乗り越えていく。

会社データ

社名:グランド印刷株式会社

所在地:福岡県北九州市門司区松原1丁目2-5

電話:093-381-3939

代表者:小泊勇志 代表取締役

従業員:34人

HP:https://grand-in.co.jp/

※月刊石垣2020年9月号に掲載された記事です。

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