わが社もできるＩＴ化／身の丈ＩＴで生き残れ！ vol.54 専門家の知見とアドバイスを活用してITツールの導入に成功

2023/11/16

ビジネススタッフ月刊石垣2023年10月号那覇商工会議所沖縄県那覇市

Kintone導入後、内勤スタッフとの会議ではアプリ開発のアイデアが活発に出るようになった

ビジネススタッフは、税理士事務所（税理士法人ビジネスパートナー）が母体となって設立された人材派遣会社。小規模事業者等デジタル化支援事業の補助金や、ハンズオン支援などを活用してＩＴ化を進め、業務効率の改善と、コミュニケーションの活性化に成功し、「全国中小企業クラウド実践大賞２０２２沖縄総合通信事務所長賞」を受賞した。

人材派遣業務に特化したシステムで業務改善

ビジネススタッフの主要顧客は県内の中小企業。それも約７割が従業員10人以下の小規模零細企業だという。同社の内勤スタッフ数は、社長の髙木美香子さんを含め4人。派遣登録者は約2500人いて、実働は20～30人ほど。小規模零細企業のニーズはフルタイムではなく、業務に必要な時間だけ働いてほしいというパートタイムなので、派遣登録者は子育てや介護の合間に働きたいという女性が多い。平均年齢は49・5歳と他社よりも高いが、全員が経理や事務などの実務経験があるので、派遣先では即戦力として頼りにされている。

同社は２０００年12月に設立され、髙木さんは翌年入社。一般事務、営業を経て14年に社長に就任した。当時、派遣業務に関する事務作業ではデータベース管理ソフト・アクセスを使っていた。「主に業務日報作成、派遣先・派遣スタッフ管理、契約書作成などの業務に、前任者が組んだアクセスのシステムを独学で使っていました。ただ、派遣登録者を検索するには、キーワードをいくつも入力する必要があって、使い勝手に不満があったのです。数年に1度改正される労働者派遣法に対応する契約書の様式変更も大変で、使用に限界を感じていました」

髙木さんは、2～3年かけて派遣業に適したシステムを探し、16年に派遣スタッフの管理、仕事の管理、契約書発行、給与・請求計算などの基本機能を備えた人材派遣管理システム「スタッフナビゲーター」（ユニテックシステム）を導入した。その結果、事務処理効率が10％改善されただけでなく、常に最新の改正法に対応しているため法令順守の観点からも正しい運営が可能になった。システム会社の研修も利用できるので、スタッフ誰もが1度の研修と実践で、すぐに使いこなせるようになる。また、アクセスのデータベースに蓄積されていた過去のデータは、システム会社の手で「スタッフナビゲーター」に移行した。

ただ、「スタッフナビゲーター」で全ての業務がカバーできたわけではなかった。「内勤スタッフが提出する日報機能がなかったのです。そこでしばらくはエクセルで代用していたのですが、上書きをしてしまって過去のデータが消えたことがありました」。日報は紙に打ち出していたので、復元はできたのだが、紙とデジタルの併用では業務効率が悪く、情報共有も難しい。

補助金と支援を活用し一気にＩＴ化を進める

そこで、一般財団法人沖縄ITイノベーション戦略センター（ＩＳＣＯ）の小規模事業者等デジタル化支援事業のITツール補助金とハンズオン支援を活用して、デジタル化を進めることにした。「ハンズオン支援では担当者に率直に、どの部分で困っているかを自分なりの言葉で伝えるように心掛けました。相談するうちに、クラウド型業務アプリ開発プラットフォーム『ｋｉｎｔｏｎｅ（キントーン）』を薦められました。私の中ではアクセスにこだわっている部分があったのですが、専門知識がなくても直感で画面のカスタマイズが容易にできる使い勝手の良さが分かり、すっぱり諦めることができました」

髙木さんは早速、ｋｉｎｔｏｎｅで日報、派遣先管理、スタッフリストのアプリ作成に着手した。当初はその３点のアプリだけだったが、社内でも次第に「こういうアプリをつくりたい」という提案がされるようになった。「アプリは会議の議事録管理、受注一覧、案件管理など８点に増え、それぞれがリンクしていてデータの共有ができるので、業務の効率化は以前よりもはるかに進みました。日報にはコメント欄があり、私が出張していてもコミュニケーションを保つことができます」

続いて、資料を共有するため、「ＧｏｏｇｌｅＷｏｒｋｓｐａｃｅ」を導入し、「Ｇｏｏｇｌｅドライブ」を利用。ドライブには閲覧制限の機能があり、情報管理に不安はない。さらに、アンケートフォーム機能を利用して、スタッフや企業への顧客理解を深める新たな取り組みも進めている。

そして、近い将来、育児や介護で時間に余裕がない派遣スタッフも在宅勤務ができるよう、在宅ワークシステムの導入を計画している。同社はこのシステムにより、経営理念「繋ぐ～仕事を通して人と人とのつながりを作り企業と人の懸け橋となる～」の具体化を目指している。